versnipperaar 3Veel ondernemers herkennen het: een stapel facturen, offertes, reclamefolders op, naast en onder het bureau in de werkkamer. En als je dan die ene bon terug zoekt kun je het nergens vinden. Mijn voorstel is: weg ermee! Ik loop al lange tijd mee in de dienstverlening en heb sinds kort mijn werkwijze drastisch aangepast. Er zijn ook voor jou meerdere redenen om hier iets aan te doen.

Laat ik beginnen met de voordelen:

  • Meer ruimte in je hoofd vanwege verminderde chaos.
  • Verhoogde efficiency in de bedrijfsprocessen
  • Alle informatie eenvoudig beschikbaar (óók via je smartphone)
  • Meer ruimte op de werkplek. De meeste ordners en archiefdozen kunnen verdwijnen.
  • Een meer opgeruimde werkplek

Maar hoe ga je dit aanpakken? Heel eenvoudig, je schaft een goede scanner aan. Ik heb gekozen voor een pittig apparaat met als enige functie scannen. Kosten: een krappe € 400,=. Maar dan heb je wat.

De volgende stap is het inrichten van de schijf met een logische mappenstructuur. Bijvoorbeeld per jaar en dan mappen voor inkoopfacturen, verkoopfacturen, jaarrekening etc. Is dat voor elkaar, dan is het inscannen maar! Je begint met de lopende zaken. Dus alle post wat binnenkomt wordt gescand en op de juiste plaats opgeborgen. Vergeet niet een mapje ‘af te handelen’ aan te maken. Dat mapje check je dagelijks op te verrichten acties.

Indien gewenst kun je natuurlijk stapje voor stapje het bestaande archief digitaliseren, maar dat lijkt meer een klus voor druilerige dagen in de herfst. Of één van je kinderen inschakelen als mogelijkheid om wat bij te verdienen.

En natuurlijk is een back-up van de bestanden nodig. Dat doen we in de cloud. Koppel je computer aan google-drive, dropbox of icloud-drive. Dan kun je de informatie altijd weer terughalen en is de back-up geregeld. Gratis en voor niks.

De financiële administratie doe je natuurlijk via een online pakket. Ik werk met een programma dat maar € 15,= per maand kost. Hiermee maak je je eigen verkoopfacturen aan. Dat is weer handig als herkenning indien de betaling binnenkomt. De gescande kostenfacturen kun je uploaden in dit pakket, dus dat is daarmee ook  weer keurig terug te vinden. En je boekhouder werkt natuurlijk ook digitaal, die kan zonder problemen controleren en aanvullende boekingen verrichten. En gebruik maken van de administratie bij het maken van de jaarrekeningen en het doen van de aangifte inkomstenbelasting.

Heb geen angst voor het verdwijnen van de papieren contracten, polissen etc. De digitale versies zijn tegenwoordig net zo rechtsgeldig als de papieren versies.

Heb je nog vragen, stel ze gerust. Gebruik het formulier bij contact

Frank Overgoor

Share This